1. Control de canvis:

1.1. Identificació i descripció:

1.2. Classificació

1.3. Registre de versions

1. Finalitat i objectiu.

L'Òrgan de Direcció de CLIKALIA, com a demostració del seu compromís de prendre les decisions necessàries per a la implementació efectiva d'un Sistema de Gestió de Compliment Normatiu, ha establert la implementació d'un Canal Ètic de Clikalia (d'ara endavant, "el Canal") com un dels seus pilars principals.L'objectiu d'aquest Canal és rebre i processar de manera eficaç les comunicacions relatives a conductes que, en essència, puguin constituir una infracció del sistema jurídic general, així com dels principis establerts en el seu Codi Ètic i altres documents essencials que conformen el seu Sistema de Compliment Normatiu.

Amb aquesta finalitat, aquesta Política abasta les qüestions relatives a la gestió i el processament de les comunicacions rebudes, amb l'objectiu d'incorporar un model flexible i àgil d'acord amb la normativa legal vigent, els estàndards i les bones pràctiques nacionals i internacionals, fent una distinció entre els canals ordinaris i altres anomenats canals alternatius en els quals els possibles denunciants poden, sense por de represàlies o conductes perjudicials, denunciar fets que constitueixen infraccions del Sistema de Compliment Normatiu.

Aquesta Política, juntament amb el Procediment intern de gestió de canals de comunicació i informació que en regula el funcionament, té per objectiu garantir la protecció professional, confidencial, imparcial i màxima durant tot el procés, creant així un clima de confiança entre les seves parts interessades.

2. Àmbit d'aplicació.

Aquesta Política s'aplica a totes les activitats que duu a terme l'organització i és obligatòria per a tots els seus membres, independentment de la seva posició o rol dins de l'organització, de la naturalesa jurídica de la seva relació i de la seva ubicació geogràfica.

Pot estendre's a tercers, socis comercials, filials a l'estranger, empreses participades no controlades i, en general, a qualsevol persona que vulgui informar l'organització de l'existència de possibles incompliments i/o infraccions.

Les disposicions d'aquesta Política s'aplicaran a qualsevol comunicació, consulta o notificació relacionada amb el seu objectiu que es rebi per mitjans diferents del Canal Ètic formalment establert, sempre que aquestes comunicacions compleixin els principis i requisits establerts en aquesta Política.

3. Principis que regeixen el Canal.

Tots els membres de l'organització han de respectar i garantir els principis generals que regeixen el Canal, a fi de proporcionar als denunciants una protecció adequada contra possibles represàlies que puguin patir pel simple fet de posar en coneixement de l'organització fets que puguin constituir una violació del sistema legal o de les normes internes.

El Canal es regeix pels principis següents:

3.1 Accessibilitat.El Canal ha de ser clar, públic i fàcilment accessible per als empleats i tercers que vulguin presentar una denúncia, ja que és el mitjà ideal perquè l'organització escolti i parli amb tots els membres de l'organització o altres tercers interessats.

3.2 Bona fe.El denunciant ha d'actuar de bona fe i ha de basar la comunicació en fets o proves dels quals es pugui inferir raonablement que s'ha produït un comportament irregular, il·legal, delictiu o contrari als principis i valors de l'organització. Transmetre deliberadament informació que es sap que és falsa, causant danys, pot comportar mesures disciplinàries.

3.3 Confidencialitat.La confidencialitat estarà garantida en tot moment. La identitat del denunciant es considerarà informació confidencial i no es podrà comunicar ni revelar sense el seu consentiment.

3.4 Objectivitat i imparcialitat.Un cop s'hagi rebut una denúncia, es garantirà la imparcialitat, així com el dret a la intimitat, a la defensa i a la presumpció d'innocència de totes les persones implicades.

3.5 Transparència.

El Canal és una eina de transparència que promou la confiança entre els membres de l'organització.

3.6 Autoritat, independència i conflicte d'interessos.En tot moment, la persona responsable de gestionar el Canal i el Comitè de Compliment Normatiu actuaran amb plena autonomia i independència. Si alguna de les persones implicades en la investigació està implicada en els fets denunciats o considera que podria estar implicada en qualsevol mena de conflicte d'interessos, s'haurà d'abstenir de participar en la gestió i la investigació posterior.

3.7 Prohibició de represàlies. Es garanteix que l'ús d'aquest Canal no estarà subjecte a cap represàlia directa o indirecta contra aquelles persones que, de bona fe, hagin denunciat una presumpta irregularitat.

3.8 Exempció d'obligacions contractuals.

La possibilitat d'utilitzar aquest Canal no podrà ser restringida sobre la base d'obligacions contractuals, com ara acords de confidencialitat o clàusules relatives a la confidencialitat comercial o laboral, quan el denunciant fa la denúncia amb motius raonables per creure que és necessari posar en coneixement de l'organització una acció o omissió de les normatives.
 

4. Conductes que es poden denunciar.

La informació sobre infraccions o incompliments s'interpreta de manera àmplia, és a dir, es poden denunciar fets que puguin donar lloc a una sospita raonable, infraccions reals o potencials que hagin ocorregut o que puguin ocórrer.

A títol merament il·lustratiu i sense limitació, a continuació es detallen alguns dels temes possibles que es poden denunciar:

• Suborn i corrupció;

• Conducta que posa en perill la salut i la seguretat en el treball;

• Conflictes d'interessos;

• Discriminació, igualtat, així com assetjament sexual, assetjament per raó de gènere, assetjament moral i/o assetjament basat en l'orientació sexual, la identitat de gènere i/o l'expressió de gènere;

• Fraude intern;

• Casos de competència deslleial;• Infraccions de la normativa de competència;

• Irregularitats en matèria fiscal o comptable o que amenacin la integritat dels registres empresarials i financers.

• Divulgació d'informació que pugui afectar els interessos de Clikalia

• Actes que amenacin el medi ambient.

• Infraccions de les normatives internes de Clikalia.

4.1 Garanties per als denunciants.

El Canal disposa de les garanties necessàries per mantenir la seguretat de les comunicacions i la confidencialitat entre el denunciant i el Comitè de Compliment Normatiu.

Les persones responsables de la gestió del Canal prendran nota del contingut de cada comunicació i el tractaran amb la diligència deguda, mantenint estrictament confidencial la identitat del denunciant quan la comunicació no sigui anònima.Qualsevol tipus de represàlies contra aquells que utilitzin aquest Canal de bona fe està estrictament prohibit. Si es confirma que aquestes persones han estat sotmeses a qualsevol tipus de represàlies, estigmatització o assetjament, s'investigaran els autors i, si s'escau, se sancionaran.

4.2 Garanties per a la persona presumptament implicada.

Les persones presumptament implicades en els fets comunicats a través del Canal mai no podran ser sancionades per una simple comunicació o notificació. En tots els casos, cal verificar la veracitat de la comunicació i donar a les persones implicades l'oportunitat d'oferir una explicació de la situació comunicada.

Les persones potencialment implicades seran informades per la Persona Responsable del Canal Ètic tan aviat com sigui possible i, com a màxim, dins d'un (1) mes des de la recepció de la comunicació, dels fets denunciats, de la persona responsable de tramitar la comunicació, dels propers passos de la investigació i dels seus drets de protecció de dades.

Excepcionalment, si existeix un risc significatiu que notificar la persona presumptament implicada pugui comprometre l'eficàcia de la investigació o la recollida de proves, no se li notificarà fins que aquest risc hagi cessat.

Els motius que determinin l'existència d'aquest risc s'hauran de documentar i justificar suficientment, i el termini màxim d'un mes es podrà prorrogar per un període no superior a tres mesos.

La informació relativa a la persona possiblement implicada es tractarà amb la més estricta confidencialitat.

5. Principis essencials del procediment de gestió de les comunicacions.

5.1 Principis rectors del procediment.

Tenint en compte les possibles conseqüències penals dels fets que es puguin comunicar a través del Canal, la seva gestió s'ha d'alinear amb els principis rectors dels procediments judicials:

• Documentació: independentment del mitjà d'entrada, el procediment d'investigació s'ha de documentar degudament per escrit.• Promoció de la investigació: un cop rebut un informe de possible incompliment o infracció, la investigació dependrà de la voluntat de l'organització, de manera que s'evitarà que la persona que presenta l'informe faci un ús indegut del Canal.

• Confrontació: durant la investigació, s'haurà de permetre que el presumpte infractor exerceixi el seu dret a la defensa en tot moment.5.2 Enviament d'un acuse de recepció de l'informe a la persona denunciant.

En el termini de set dies naturals des de la recepció de l'informe, tret que això pugui comprometre la confidencialitat de l'informe o que s'hagi presentat de manera anònima, s'enviarà un acuse de recepció a la persona denunciant.

5.3 Comunicació amb la persona denunciant.Si cal, es pot mantenir la comunicació amb la persona denunciant (si s'ha identificat) i se li pot sol·licitar informació addicional.

5.4 Determinació del termini màxim per respondre a la investigació.

El termini per respondre a la persona denunciant no pot superar els tres mesos des de la data de recepció de la comunicació o, si no s'ha enviat cap acuse de recepció, tres mesos des de l'expiració del període de set dies després de la realització de la comunicació, excepte en casos de particular complexitat que requereixin una pròrroga del termini, en què es podrà prorrogar per un màxim de tres mesos addicionals.

5.5 Admissió, inadmissió i derivació a altres canals.

Una comunicació pot ser rebutjada per ser irrellevant, inadmissible o no estar relacionada amb els assumptes que s'han de comunicar a través del Canal. Les causes de rebuig són les següents:

a) Quan els fets comunicats no són creïbles.

b) Quan no constitueixen una violació del sistema legal.c) Quan la comunicació és infundada.

d) Quan la informació no conté dades noves i significatives d'una altra comunicació prèvia que ja s'hagi conclòs.

En aquest cas, es notificaran les raons al denunciant i la comunicació s'arxivarà. A més, si s'escau, es podrà redirigir al canal corresponent si la informació és rellevant per a altres àmbits d'actuació.

Si es considera rellevant, s'enviarà una comunicació a la persona informant per confirmar l'obertura de l'expedient.

5.6 Remissió al Ministeri Fiscal.

La informació rebuda es remetrà immediatament al Ministeri Fiscal quan els fets puguin constituir un delicte.

5.7 Obertura d'una investigació interna.

Quan es determini que els fets aporten proves suficients d'un possible incompliment, s'obrirà una investigació interna.

El Còmode de Compliment, concretament la persona designada per gestionar el Canal Ètic, serà, en principi, responsable de la investigació, llevat que es detecti un conflicte d'interessos, en aquest cas s'informarà l'Òrgan de Direcció, que decidirà designar una altra persona per fer-se'n responsable, que pot ser interna o externa.

La persona encarregada de la investigació obrirà un expedient, que registrarà tots els incidents que es produeixin durant el desenvolupament de la seva tasca, serà confidencial i es regirà per la normativa sobre protecció de dades personals, emetent l'informe corresponent.

Si es consideren necessàries mesures de resposta urgent o de contenció, l'informe s'enviarà a la direcció superior perquè en tingui coneixement i, si s'escau, pugui prendre una decisió sobre les mesures proposades.

De la mateixa manera, es posarà a disposició de la persona presumptament implicada un resum dels fets i una anàlisi preliminar de les proves aportades perquè pugui fer les al·legacions que consideri oportunes en la seva defensa, tret que en aquesta fase inicial es determini que la comunicació no és adient per tal de no obstaculitzar la investigació o evitar la destrucció de proves.

5.8 Investigació interna.El Comitè de Compliment Normatiu s'assegurarà que la investigació disposi de tots els recursos necessaris, ja siguin interns o externs, i que tingui accés a tota la informació i documentació, així com a qualsevol persona que pugui estar relacionada amb el cas, en funció de les circumstàncies específiques.

5.9 Conclusions i propostes d'acció.

Un cop finalitzada la investigació dins del termini establert, s'elaborarà un informe amb les conclusions i les propostes d'acció.

5.10 Seguiment de les decisions preses.

Un cop s'hagi completat la investigació i s'hagin pres les decisions, l'Òrgan de Compliment Normatiu supervisarà que les decisions preses s'apliquin correctament.

L'objectiu d'aquesta supervisió és verificar que les mesures adoptades s'apliquin, contribuint així a la millora contínua del Sistema de Gestió de Compliment Normatiu de l'organització i enfortint la cultura de compliment normatiu.

6. Resolució de consultes.

El Canal també es pot utilitzar com a font interna per rebre consultes i preguntes sobre el procés de notificació d'irregularitats o sobre l'aplicació de les polítiques internes o el compliment de les obligacions legals que afectin l'organització.

7. Conservació de les comunicacions.

Tota la informació generada per les comunicacions es conservarà als sistemes i amb les mesures de seguretat establertes en el marc del seu sistema de gestió de protecció de dades, durant els períodes de conservació que es puguin determinar internament en aplicació dels principis aplicables sobre protecció de dades personals o durant els períodes durant els quals, d'acord amb la llei, puguin sorgir responsabilitats com a resultat de les actuacions investigades.

Les dades personals es conservaran en l'entorn de Channel durant un període màxim de tres mesos des de la data de la comunicació. Passat aquest temps, si les dades són necessàries per continuar la investigació dels fets, es podran seguir tractant amb la finalitat de la investigació o, si s'escau, des del final dels procediments disciplinaris, administratius o judicials que s'hagin pogut iniciar.

Els informes sobre els quals no s'hagi actuat només es podran registrar en forma anonimitzada.

Un cop finalitzada la investigació, la persona designada a aquest efecte podrà conservar la informació necessària per garantir la traçabilitat, el compliment i l'eficàcia del Sistema de Gestió de Compliment Normatiu.

8. Canals externs.

Per la present, us informem de l'existència de canals externs per a la comunicació d'informació a les autoritats competents.Actualment, s'informa de l'existència de les següents canals externes que poden ser d'interès en funció del sector d'activitat de l'organització i del seu àmbit d'actuació territorial:

• Canal d'informació sobre frau o irregularitats que afectin fons europeus del Servei Nacional de Coordinació Antifrau (SNCA). Ministeri de Finances i Funció Pública del Govern d'Espanya.

• Oficina Europea de Lluita contra el Frau (OLAF)

• Oficina Andaluza contra el Fraude i la Corrupció

• Oficina Antifrau de Catalunya (OAC)

• Bústia d'Ètica i Bon Govern de l'Ajuntament de Barcelona;

• Oficina Municipal contra el Fraude i la Corrupció de l'Ajuntament de Madrid.

• Autoritat Independent de Protecció dels Denunciants (AIPI).

9. Canal ètic.

Qualsevol coneixement de no compliment efectiu o sospitós d'aquesta Política s'ha de comunicar al Comitè de Compliment Normatiu. De la mateixa manera, l'Organització fomenta la comunicació de qualsevol situació que pugui representar una debilitat en el sistema perquè es pugui corregir o millorar.

Tingueu en compte que l'Organització ha establert un canal formal perquè totes les parts interessades puguin, de bona fe i sense por de represàlies, fer consultes o denunciar incompliments d'aquesta Política.

Si teniu coneixement de qualsevol conducta (activa o passiva) que contravingui el contingut d'aquesta Política o qualsevol altra normativa interna, us recordem que podeu presentar una denúncia a través del Canal Ètic, al qual es pot accedir mitjançant l'enllaç disponible al lloc web https://clikalia.es/legal/aviso-legal.

El comunicat es pot presentar de manera anònima o identificada. L'Organització garanteix la confidencialitat de tota la informació comunicada.

Totes les persones que presentin comunicats de bona fe estaran protegides contra qualsevol tipus de discriminació o sanció.

Els comunicats falsos o difamatòris poden estar subjectes a sancions o donar lloc a l'exercici d'accions legals.Aquest mateix canal poden utilitzar-lo les parts interessades per comunicar altres qüestions d'interès o consultes sobre l'aplicació d'aquesta Política.

10. Publicitat de la política.

Aquesta política es comunicarà a tots els empleats de Clikalia i estarà disponible per a tercers a petició. La política estarà subjecta a accions adequades de comunicació, formació i conscienciació per garantir-ne la correcta comprensió i aplicació dins de l'Organització.

11. Entrada en vigor i revisió.

Aquesta política és aprovada per l'Òrgan d'Administració, com a Òrgan de Govern, i entra en vigor el dia de la seva aprovació i romandrà en vigor fins que se n'aprovi l'anul·lació.